Newsletters et Protection des données

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NEWSLETTERS ET PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES: CE QU’IL FAUT SAVOIR PAR RAPPORT A LA NOUVELLE REGLEMENTATION EUROPEENNE APPLICABLE DES LE 25 MAI 2018 
​​​​​​​Par Karine MMT

Les bulletins d’information encore appelés Newsletters sont un outil marketing de plus en plus courant pour obtenir des prospects et fidéliser sa clientèle existante.

Grâce aux auto-répondeurs, on peut tout planifier et obtenir des informations diverses : noms, e-mails, téléphone, etc.) mais aussi des métadonnées comme les heures d’ouverture, temps de lecture, etc.

Au-delà du véritable intérêt marketing généré par ces interactions avec nos utilisateurs, il y a lieu de se conformer aux règles légales prévues en la matière et principalement en ce qui concerne la protection des données personnelles.  

Dès le 25 Mai 2018, pour être légalement en règle sur la protection des données en ce qui concerne les newsletters, deux points essentiels sont à prendre en compte.

D’une part, l’utilisation des données personnelles.

Les obligations légales devront être renseignées dans un onglet sur la confidentialité où il faudra informera les souscripteurs de tout ce qui concerne la protection de leurs données personnelles. Selon ce que vous aurez prévu dans votre charte de confidentialité, vous ne pourrez utiliser les données récoltées que pour la finalité prévue.

En termes simples, si votre Newsletter sert à donner des informations régulières sur vos produits  ou services, c’est dans ce cadre que vos abonnés recevront leur bulletin d’information dès lors qu’ils auront accepté préalablement votre charte de confidentialité. Cette acceptation doit être ACTIVE via une case à cocher par exemple et pas de manière tacite avec une formule du genre : «En vous abonnant à notre newsletter, vous nous autorisez à transférer vos données personnelles à nos partenaires». Ce genre de formule qui impose un traitement différent de la finalité va à l’encontre du Règlement européen (RGPD) ;

D’autre part, la conservation de ces données.

Ces données peuvent être utilisées aussi longtemps qu’il est nécessaire pour le service accepté par l’utilisateur. Toutefois, ce dernier a le droit d’annuler son accord de recevoir une lettre d’information de votre part quand il le souhaite. Ce droit doit lui être accessible via la lettre d’information elle-même, avec une note en pied de page (désinscription ou unsuscribe).  Ce faisant, l’utilisateur exerce son droit d’opposition.

Mais que se passe-t-il avec les données que vous avez collectées ?

Si l’utilisateur souhaite que ses informations personnelles soient effacées complètement, il devra pouvoir utiliser son droit d’effacement.  En vertu du droit à l’oubli et en application du Règlement pour la Protection des données personnelles, l’utilisateur pourra donc exiger que ses informations personnelles soient supprimées si rien ne justifie l’utilité de conserver ces informations

Dans l’option unsuscribe, il faudrait prévoir 2 cases à cocher :

1) se désinscrire de la Newsletter

2) Effacer toutes mes infos personnelles

Sachez enfin que l’utilisateur peut exercer d’autres droits comme le droit d’accès afin de savoir exactement ce que vous avez comme infos sur lui ou encore le droit à la portabilité des données afin de pouvoir réutiliser les informations que vous détenez dans un format qui lui permettrait de les transmettre à un tiers.

Révisez bien les formulations de vos newsletters afin de ne pas vous retrouver dans l’illégalité.


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